Eventeinladung: Muster-Vorlage zum Anpassen
Bei Events gibt es während der Organisationsphase derartig viel zu beachten, dass die Einladung oft etwas stiefmütterlich behandelt wird. Ein schwerer Fehler, denn sie soll ja schließlich Menschen zum Teilnehmen bewegen. Wie du die passende Eventeinladung verfasst, erkläre ich dir hier.
Inhalt
E-Mail oder Brief?
In den meisten Fällen lohnt es sich heute, die Eventeinladung per E-Mail zu schicken. Du hast weitaus geringere Kosten, brauchst nicht so viel Vorlauf und kannst Zu- und Absagen einfacher organisieren. Allerdings hängt die Wahl des Versands immer auch mit deiner Zielgruppe zusammen. Für ein Online Marketing Event stellt sich die Frage gar nicht: Natürlich gibt es hier eine virtuelle Einladung. Sprichst du allerdings ältere Personen an, die an die Kontaktaufnahme via Brief oder Karte gewöhnt sind, solltest du deinem Kommunikationskonzept entsprechend auch für die Eventeinladungen diesen Weg wählen.
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Das gehört in die Eventeinladung
Grundsätzlich ist die Einladung zum Event relativ kurz. Du schreibst die wichtigsten Informationen hinein. Nach einem knappen, interessanten Betreff und einer persönlichen Ansprache sind das die folgenden:
- Warum: Anlass des Events
- Was findet wann statt: Event, Datum, Zeitpunkt und ggf. Dauer
- Wo: Ort der Veranstaltung
- Wer: Gruppe(n), die auf dem Event versammelt sein werden
- Wie und bis wann anmelden: Möglichkeiten für die Anmeldung und der späteste mögliche Anmeldungszeitpunkt
- Wie viel: gegebenenfalls Kosten pro Person
Je nachdem, welchen Rahmen dein Event hat, solltest du auch einen Dresscode vorgeben. Wichtig ist außerdem, dass du die Kontaktdaten der Person angibst, an die sich die Eingeladenen mit Fragen wenden können.
Für eine bessere Planung
Damit dein Event ein voller Erfolg wird, solltest du es möglichst früh ankündigen. Schickst du aber die Einladung zu früh ab, kann es sein, dass die Angeschriebenen sie wieder vergessen. Ideal ist es also, wenn du zunächst ein Save the Date schickst – also eine Mail, in der du ein Event für ein bestimmtes Datum ankündigst. Das tust du etwa vier Monate vor der Veranstaltung. Zwei Monate vor dem Stichtag schickst du dann die eigentliche Einladung. Zwei Wochen vor dem großen Tag kannst du auch per Mail noch eine Erinnerung senden.
Diese Vorgehensweise eignet sich allerdings nur für Einladungen per E-Mail: Per Post müsstest du hier das Dreifache an Porto bezahlen sowie noch einmal extra für das Save the Date und die Erinnerung Karten kaufen. Das treibt die Ausgaben unnötig in die Höhe. Gleichzeitig wirkt so viel physische Post für nur eine Veranstaltung auch fast ein bisschen aufdringlich.
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Vorlage für die Eventeinladung
Betreff: Persönliche Einladung zum Product Launch
Sehr geehrte Frau Sonnenschein,
es ist so weit: Nach intensiver Arbeit können wir Ihnen endlich die neue Generation unseres Kundenlieblings XLF vorstellen: Das XLF 11 ist fertig und markiert den Aufbruch in eine neue Ära!
Das muss gefeiert werden – und zwar am 11.12.2023 um 18.00 Uhr in der Stadthalle Musterstadt. Erleben Sie live zusammen mit unseren Partnerinnen und Partnern, Mitarbeitenden sowie Investorinnen und Investoren die Produktpräsentation! Für Essen und Getränke ist gesorgt, und nach dem offiziellen Teil kümmert sich DJ Party um die Unterhaltung.
Bitte geben Sie uns unter diesem Link bis zum 30.11.2023 Rückmeldung, ob wir mit Ihnen und einer Begleitperson rechnen können.
Wir freuen uns auf Sie!
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Die richtige Eventeinladung erfreut die Eingeladenen
Behalte bei deiner Eventeinladung immer im Auge, worum es hier geht. Du möchtest aktuell keine Werbung machen oder etwas verkaufen, sondern Menschen zu einer Veranstaltung einladen. Daher solltest du die Einladung auf jeden Fall persönlich gestalten – so, wie du auch ein Dankesschreiben aufsetzen würdest.
Sprich die Adressatin oder den Adressaten auf jeden Fall immer namentlich an. Verzichte auf Füllsätze und komm direkt zum Punkt. Man darf dem Schreiben gern entnehmen, dass du selbst dich auf dieses Event freust und dass du dein Bestes geben wirst, damit alle eine schöne Zeit zusammen haben. So stellst du sicher, dass du überwiegend Zusagen bekommst.
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