Einladung zur Firmenfeier: Muster-Vorlage zum Anpassen
Deine Firmenfeier soll ein voller Erfolg werden, deshalb steckst du viel Zeit und Mühe in die Organisation. Darüber solltest du aber die Formulierung der Einladungen nicht vergessen: Sie sind es, die die Veranstaltung den Eingeladenen schmackhaft macht. Die wichtigen Details und eine Vorlage findest du hier.
Inhalt
E-Mail oder Post?
Ob du die Einladung zur Firmenfeier den Leuten per Post oder per Mail zukommen lässt, hängt von deinem Unternehmen, dem Anlass und auch der Zielgruppe ab. Lädst du beispielsweise nur deine Mitarbeitenden ein, sind diese es sowieso gewöhnt, die Firmenpost per Mail zu bekommen. Speziell bei jüngeren Unternehmen aus der Medienbranche würde es seltsam altertümlich wirken, wenn sie Einladungen per Post versenden würden.
Ältere und traditionsbewusstere Unternehmen oder solche mit einer älteren oder konservativen Zielgruppe setzen hingegen gern auf die physische Einladung.
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Tonalität nach dem Kommunikationskonzept
Der Ton deiner Einladung für die Firmenfeier folgt dem Kommunikationskonzept deines Unternehmens: Wenn du hier auf einmal ganz andere Töne anschlägst, wirkt das befremdlich. Verwendest du also normalerweise eine förmliche Anrede und siezt deine Adressatinnen und Adressaten, tust du das hier auch. Und wenn du das vertrauliche „du“ vorziehst, solltest du die Einladung nicht plötzlich zu hochgestochen formulieren.
Das gehört in die Einladung zur Firmenfeier
Es ist wichtig, dass du alle nötigen Informationen lieferst. Bei einer Einladung per Mail formulierst du als Erstes eine aussagekräftige Betreffzeile. Für alle Einladungen wichtig sind außerdem:
- die Anrede (wenn möglich mit Namen)
- Grund der Feier
- Ort der Feier
- genauer Termin
- voraussichtliches Ende (falls die Feier tagsüber stattfindet)
- Information, bis wann und wie die Anmeldung erwünscht ist
Zudem gibst du bei Bedarf einen Dresscode an: Seid ihr im Büro etwa immer leger gekleidet und geht nun wirklich schick essen, solltest du erwähnen, dass Abendgarderobe erwünscht ist. Findet die Firmenfeier draußen statt, kannst du darauf hinweisen, dass sich festes Schuhwerk anbietet und eventuell auch regenfeste Kleidung.
Bei manchen Firmenfeiern sind auch Partnerinnen oder Partner bzw. die Familien der Mitarbeitenden willkommen. Das solltest du ebenfalls in der Einladung erwähnen.
Die Ansprache kann wichtig sein
Je nachdem, welche Art der Firmenfeier du ankündigst, kann die Ansprache mit Namen wichtig sein. Lädst du deine Mitarbeitenden zu einer Weihnachtsfeier ein, kannst du sie alle in einer gemeinsamen Mail ansprechen – Namen sind hier nicht unbedingt nötig, da alle wissen, dass das gesamte Team eingeladen wird.
Handelt es sich um ein Firmenjubiläum, bei dem auch Partnerinnen und Partner sowie treue Kundinnen und Kunden eingeladen sind, sieht die Sache etwas anders aus: Hier solltest du die Anschreiben auf jeden Fall mit Namen versenden. Das wirkt persönlicher und kann zur Kundenbindung beitragen.
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Das Muster für die Einladung zur Firmenfeier
Lieber Herr Mustermann,
unglaubliche 50 Jahre ist es her, dass wir unser Unternehmen XY gegründet haben! In dieser Zeit ist viel passiert, zahlreiche Änderungen sind eingetreten – aber Ihr Unternehmen YZ ist bereits seit mehr als zwei Jahrzehnten unser treuer Partner. Deshalb möchten wir Sie und Ihre Familie herzlich einladen, am Samstag, dem 21.9.2024 mit uns zu feiern! Ab 15.00 Uhr erwarten wir unsere Mitarbeitenden, Partnerinnen und Partner sowie unsere geschätzten Kundinnen und Kunden zu Kaffee, Kuchen und Sektempfang hier:
Mustereventlocation
Musterstraße x
123456 Musterstadt
Bringen Sie gern Ihre Frau und Ihre Kinder mit – für die Kleinen gibt es nachmittags ein besonderes Programm. Abends sorgt ein DJ dafür, dass es den Erwachsenen nicht langweilig wird.
Sagen Sie uns gern bis zum 6.9.2024 unter diesem Link Bescheid, ob und mit wie vielen Personen Sie kommen. So können wir uns um das Büfett kümmern, mit dem wir unsere Gäste verwöhnen möchten.
Wir freuen uns auf Sie!
Mit herzlichen Grüßen
Sonja Sonnenschein (CEO XY)
Kündigen Sie Ihre Firmenfeier an
Je nach Event ist es wichtig, dass Sie die Firmenfeier im Vorfeld ankündigen. Bei einer Weihnachtsfeier wissen die Mitarbeitenden schon, dass die Veranstaltung jährlich ansteht. Bei einer Feier aus einem einmaligen Grund können Sie im Vorfeld ein „Save the Date“ schicken: Damit kündigen Sie die Veranstaltung schon einmal an. Tun Sie das vier Monate vor dem Event, können Sie nach zwei Monaten dann die richtige Einladung senden. Zwei Wochen vor der Feier können Sie Ihre Veranstaltung den Eingeladenen mit einer kleinen Erinnerung wieder ins Gedächtnis bringen.
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