Dankesschreiben an Kunden: Muster-Vorlage zum Anpassen
Dankesschreiben an Kunden sind eine schöne Geste, mit denen du dich leicht von der Konkurrenz abheben kannst. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer verzichten darauf, weil es sich nach ihrer Aussage um „nicht notwendige Kommunikation“ handelt. Umso größer ist der Effekt, wenn jemand dein Dankesschreiben in den Händen hält – du stärkst damit die Kundenbindung. Damit das Schreiben auf die gewünschte Weise wirkt, solltest du aber ein paar Punkte beachten.
Inhalt
Darum sollte das Dankesschreiben kurz und prägnant sein
Ob du einen Brief schickst, eine E-Mail oder eine Karte, bleibt dir überlassen. Du kannst allerdings eine Kartenlänge als ungefähres Maß für die Länge des Schreibens ansehen. Du sagst nur kurz Danke, nennst den Anlass und verabschiedest dich wieder. Das ist ein wichtiger Punkt: Du solltest das Dankesschreiben auf keinen Fall mit Werbemaßnahmen verbinden! Damit zerstörst du den gewünschten Effekt. Die Kundin oder der Kunde geht dann davon aus, dass du mit dem Dankeschön nur den Boden bereitest, damit sie oder er dir wieder etwas abkauft. In dieser Situation kann die Freude leicht in Ärger umschlagen.
Schicke das Dankesschreiben also ohne Hinweise oder Bitten: Es ist der kleine Extraschritt, der zur Kundenorientierung zählt und mit dem du deinen Kunden und Kundinnen besser im Gedächtnis bleibst.
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Die Form des Dankesschreibens
Du kannst ein Dankesschreiben an deine Kunden und Kundinnen per Mail schicken, aber der Effekt ist weniger stark im Vergleich zu einem Versand per Post. Ein solches Schreiben in der Hand zu halten und zu lesen, ist etwas anderes, als es am Computer zu überfliegen und mit dem flüchtigen Gedanken „oh, wie nett“ wegzuklicken. Ob du lieber eine Karte sendest oder einen Brief, ist Geschmackssache.
Du kannst außerdem überlegen, ob du dein Dankesschreiben am Computer verfasst oder von Hand schreibst. Das hängt davon ab, wie viele Schreiben du versenden möchtest – natürlich kannst du nicht hunderte oder gar tausende Briefe per Hand schreiben. Allerdings ist es eine schöne Geste, wenn du zumindest die Anrede, deine Unterschrift und die Adresse von Hand schreibst. Das vermittelt Wertschätzung.
Achtung: Dein Dankesschreiben sollte gut lesbar sein. Hast du also eine Handschrift, die du oft selbst nur schwer entziffern kannst, ist das Schreiben am Computer die bessere Alternative!
Der Aufbau des Dankesschreibens
Du beginnst dein Dankesschreiben mit der persönlichen Anrede. Ob das „Lieber Herr Mustermann“, „Liebe Sandra“ oder „Sehr geehrte Frau Sonnenschein“ ist, hängt von deiner Zielgruppe ab. Du selbst weißt am besten, welchen Ton du deinen Kundinnen und Kunden gegenüber anschlägst. Dann bedankst du dich, nennst den Grund dafür, fügst eine Verabschiedungsformel ein und unterschreibst von Hand.
Tipps: 3 Muster für dein Dankesschreiben
Hier sind einige Muster für dein Dankesschreiben, die du mit der richtigen Anrede versehen und auch sonst deinen Bedürfnissen anpassen kannst.
Dankesschreiben an Kunden wegen langjähriger Treue
Liebe Frau Sonnenschein,
vor zehn Jahren haben Sie unser Unternehmen zum ersten Mal beauftragt und seitdem durften wir Sie immer wieder begrüßen. Dafür möchte ich mich an dieser Stelle einmal herzlich Danke sagen. Es ist schön, dass Sie eine so treue Kundin sind.
Mit herzlichen Grüßen
Tipp: Bei Dankesschreiben wegen langjähriger Treue kannst du die oben genannte Regel brechen, dass nichts anderes als der Dank hineingehört. Hier kannst du beispielsweise einen Gutschein anfügen. Damit forderst du ja nichts und machst keine Werbung, sondern schenkst der treuen Kundin oder dem treuen Kunden etwas.
Dankesschreiben für Feedback
Lieber Markus,
Dein konstruktives Feedback vom vergangenen Freitag war sehr hilfreich. Vielen Dank, dass du dir die Zeit dafür genommen hast – das hat mich wirklich gefreut.
Mit freundlichen Grüßen
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Dankesschreiben für Auftrag
Sehr geehrte Frau Sonnenschein,
vielen Dank für die Beauftragung mit der Schulung für Ihre Mitarbeitenden! Ich freue mich, Sie am vereinbarten (Datum) zu sehen. Falls jemand aus Ihrer Belegschaft im Vorfeld Fragen hat, können Sie sich gern jederzeit an mich wenden.
Mit freundlichen Grüßen
Sorgfalt beim Verfassen des Dankesschreibens
Möchtest du deinen Kundinnen und Kunden mit einem Dankesschreiben eine Freude machen, solltest du darauf achten, dass der Text fehlerfrei ist. Alles andere wirkt lieblos und ein bisschen schludrig. Gib den Text also am besten in ein Rechtschreibprogramm ein oder lasse ihn von jemandem gegenlesen, der sich gut mit Grammatik und Rechtschreibung auskennt. Ein abschließender Tipp: Eine kleine persönliche Note ist immer gut – ob per Handschrift oder mit einem Satz, den nur das Gegenüber versteht.
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