Eine Abschiedsmail an deine Kunden und Kundinnen ist ein Gebot der Höflichkeit, wenn du länger für sie zuständig gewesen bist. Hier erfährst du, was auf jeden Fall in die Mail gehört und worauf du besser verzichtest. Unten findest du zudem einige Muster-Vorlagen, die du nach deinem Bedarf anpassen kannst.

Abschiedsmail an Kundschaft ist eine wichtige Information

Hast du einige Kunden und Kundinnen des Unternehmens persönlich betreut oder mit ihnen zusammengearbeitet, sollten sie von deinem Weggang aus dem Unternehmen erfahren – und zwar von dir. Es wirkt befremdlich und wie ein kalter Guss, wenn sie plötzlich von jemand anderem aus dem Unternehmen die Nachricht erhalten, dass du weg bist und die Person den Job nun übernimmt. Besser ist es also, wenn du ihnen selbst erklärst, dass und zu welchem Zeitpunkt du gehst.

Du solltest auch die neue Ansprechpartnerin oder den neuen Ansprechpartner des Kunden oder der Kundin in deiner Mail erwähnen. Nenne die Kontaktdaten der Person oder setze sie cc, damit der Start der Kommunikation möglichst reibungslos verläuft. So „übergibst“ du Kundschaft quasi in die neuen Hände und stellst als letzte Amtshandlung die Verbindung her. Das ist ein schöner, runder Abschluss, wie er sich für jemanden ziemt, der sich gut um seine Kundinnen und Kunden kümmert.

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Das gehört nicht in die Abschiedsmail an deine Kunden und Kundinnen

Manchmal gilt es Abschied zu nehmen, weil du ein anderes Projekt betreut und eine Kollegin oder ein Kollege für dich übernimmt. In diesem Fall dient eine gute Abschiedsmail der Kundenbindung. Manchmal gehst du aus privaten Gründen, wie etwa der Elternzeit. Diese Veränderungen können ohne Missklang vonstattengehen. Wechselst du allerdings zum Beispiel ins Marketing eines anderen Unternehmens, hat es vielleicht im Vorfeld Ärger oder Unzufriedenheit gegeben. Das solltest du allerdings in einer Abschiedsmail nicht durchblicken lassen: Wenn du dich im beruflichen Umfeld negativ äußerst, fällt das grundsätzlich auf dich zurück. 

Es mag verlockend sein, die eine oder andere Bemerkung über die schwierige Unternehmensführung oder anstrengende Kolleginnen und Kollegen zu machen. Trotzdem solltest du davon absehen: Das Verhalten ist unprofessionell und wird auch als solches abgespeichert. Du tust dir also selbst keinen Gefallen damit, wenn du dich in der bisherigen Zielgruppe unmöglich machst. Wie heißt es so schön? Man sieht sich immer zweimal im Leben.

Wichtig ist auch, dass du deine Abschiedsmail nicht nutzt, um für deinen nächsten Arbeitgeber die Werbetrommel zu rühren: Sie hat abschließenden Charakter und Marketingmaßnahmen haben hier nichts zu suchen. Eleganter ist es, beispielsweise dein LinkedIn-Profil und deine Kontaktdaten in den Footer zu setzen. So können deine Kundinnen und Kunden bei Bedarf mit dir in Kontakt bleiben.

Muster für die Abschiedsmail an Kunden und Kundinnen

Hier sind einige Muster, die du je nach Bedarf für deine Zwecke anpassen kannst.

Abschiedsmail an Kunden bei Projektübergabe

Sehr geehrte/r XY

wegen Neustrukturierungen wird sich ab dem (Datum) ein neuer Betreuer um Ihre Anliegen kümmern: Mein erfahrener Kollege X steht Ihnen für alle Fragen zur Verfügung. Sie erreichen ihn unter (Telefonnummer + Mailadresse).

Ich habe unsere produktive Zusammenarbeit genossen und möchte mich herzlich für Ihr Vertrauen bedanken.

Alles Gute für die Zukunft!

Mit freundlichen Grüßen

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Abschiedsmail an Kunden bei Elternzeit

Sehr geehrte/r XY,

zum (Datum) beginnt meine Elternzeit, weshalb ich zu diesem Zeitpunkt als Ansprechpartnerin nicht mehr zur Verfügung stehe. Zukünftig wird sich meine Kollegin X und Ihre Fragen und Anliegen kümmern. Sie erreichen sie unter (Telefonnummer + Mailadresse).

Ich bedanke mich herzlich für die produktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit und wünsche Ihnen für die Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

Abschiedsmail an Kunden wegen Ruhestand

Sehr geehrte/r XY,

zum (Datum) gehe ich den Ruhestand, weshalb ich zu diesem Zeitpunkt als Ansprechpartnerin nicht mehr zur Verfügung stehe. Vielen Dank für die schöne Zusammenarbeit in den letzten Jahren. Ab (Datum) wird sich meine Kollegin X und Ihre Anliegen kümmern. Sie erreichen sie unter (Telefonnummer + Mailadresse).

Ich bedanke mich herzlich für die produktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit und wünsche Ihnen für die Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

Abschiedsmail an Kunden bei Arbeitgeberwechsel / Jobwechsel

Sehr geehrte/r XY,

zum (Datum) werde ich (Unternehmensname) verlassen, weshalb unsere gute Zusammenarbeit leider ein Ende findet. Ich bedanke mich herzlich für Ihr Vertrauen und blicke mit Stolz auf alles, was wir gemeinsam erreicht haben.

Zukünftig wird meine Kollegin X Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Ich habe ihr bereits alle wichtigen Informationen gegeben. Sie erreichen sie unter (Telefonnummer + Mailadresse).

Ich wünsche Ihnen für die Zukunft alles Gute!

Mit freundlichen Grüßen  

Abschiedsmail an Kunden und Kundinnen: Das ist wichtig

Deine Abschiedsmail an deine Kunden und Kundinnen setzt einen Schlussakkord, und dieser sollte angenehm sein. So bleibst du in positiver Erinnerung – wer weiß, vielleicht ergibt sich noch einmal eine Zusammenarbeit oder eine Empfehlung. Sende die Mail einige Tage vor deinem Weggang aus dem Projekt oder dem Unternehmen ab, sodass deine Kundinnen und Kunden noch Zeit zur Reaktion haben. 

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Häufige Fragen zum Thema: Abschiedsmail an Kunden

Was ist eine Abschiedsmail?

In einer Abschiedsmail erklärst du den Kunden und Kundinnen eines Unternehmens, die du betreut hast, dass du deinen Arbeitsplatz verlässt und informierst über den Zeitpunkt. Die Abschiedsmail verkündet als das Ende der Geschäftsbeziehung zwischen dir und deiner Kundschaft und sollte einen positiven Eindruck bei diesen hinterlassen.

Warum ist eine Abschiedsmail wichtig?

Das Versenden einer Abschiedsmail gehört zum Gebot der Höflichkeit gegenüber Kunden und Kundinnen. Die Mail kann zur Kundenbindung und einer reibungslosen Kundenübergabe an einen neune Mitarbeiter oder an eine neue Mitarbeiterin beitragen. Durch das Abschicken einer Abschiedsmail kümmerst du dich ein letztes Mal um deine Kundschaft und bleibst bei diesen positiv in Erinnerung.

Wie formuliere ich eine Abschiedsmail?

Wie du genau deine Abschiedsmail formulieren solltest, hängt von verschiedenen Umständen ab. Wenn du dein Projekt an einen anderen Betreuer oder eine andere Betreuerin abgibst, solltest du deine Kundschaft in der Abschiedsmail darüber informieren und ihnen die Kontaktdaten der neuen Betreuung nennen. Auch wenn du für einen bestimmten Zeitpunkt in Elternzeit gehst, kannst du dies als Grund in der E-Mail nennen. Wechselst du zu einem anderen Arbeitgeber, erkläre deiner Kundschaft in der Mail zu welchem Zeitpunkt du das Unternehmen verlässt und bedanke dich beispielsweise für die angenehme Zusammenarbeit. Grundsätzlich ist es empfehlenswert die Mail mit ein paar positiven Worten über eine angenehme Zusammenarbeit und einem Wunsch für die Zukunft zu beenden. In den Footer der Mail kannst du deine Kontaktdaten oder dein LinkedIn-Profil vermerken, sodass sich Kunden und Kundinnen in Zukunft bei dir melden können.

Was gehört nicht in eine Abschiedsmail?

Wenn du eine Abschiedsmail an deine Kundschaft schreibst, vermeide negative Äußerungen gegenüber dem Unternehmen. Wechselst du deinen Arbeitsplatz auf Grund von Unstimmigkeiten, sollte der Grund für den Wechsel ebenfalls nicht genannt werden. Auch solltest du die Abschiedsmail nicht dafür nutzen für deinen neuen Arbeitgeber zu werben.

Wann schreibe ich eine Abschiedsmail an Kunden?

Eine Abschiedsmail an deine Kunden und Kundinnen wird dann fällig, wenn du das Unternehmen verlässt. Gerade, wenn du mit der Kundschaft zusammengearbeitet oder diese betreut hast, ist es wichtig, sich von diesen zu verabschieden. Die Abschiedsmail solltest du ein paar Tage vor Verlassen des Unternehmens absenden. So können deine Kunden und Kundinnen auf die Mail reagieren und dir antworten.