Meeting-Protokoll: Muster-Vorlage zum Anpassen
Das Meeting-Protokoll ist eine erstklassige Zusammenfassung des Gesagten und eine gute Gedächtnisstütze. Allerdings findet sich selten jemand, der es gern schreibt. Schließlich musst du dafür schnell und aufmerksam sein und gleichzeitig zuhören, aufpassen und Notizen machen. Mit der passenden Vorlage gelingt das aber ganz einfach.
Inhalt
Darum ist das Meeting-Protokoll wichtig
Bei einem Meeting sprechen viele Leute nacheinander zu verschiedenen Themen. Diese sind für einzelne Teams oder Abteilungen, vielleicht aber auch für das ganze Unternehmen wichtig. Je länger ein Meeting dauert, desto schwieriger ist es, sich im Nachhinein an alles Gesagte zu erinnern: In welcher Reihenfolge sind die Themen aufgekommen, wer hat welchen Redebeitrag geleistet, wessen Ideen haben zur Lösung beigetragen?
Das Protokoll dient denjenigen, die anwesend waren, als Gedankenstütze. Zudem lässt sich daraus ersehen, welche Themen später noch einmal aufgegriffen werden müssen. Diejenigen Personen, die nicht anwesend sein konnten, erhalten das Protokoll, damit sie über den Stand der Dinge auf dem Laufenden sind.
Jetzt Gratis-Arbeitsbuch „10 Schritte zu deinem Marketingplan“ downloaden!
Das ist wichtig beim Verfassen des Meeting-Protokolls
Wenn du sehr schnell tippst, kannst du das Protokoll bereits während des Meetings schreiben. Die meisten Leute machen sich aber lediglich Notizen und schreiben das Protokoll später ins Reine. Zudem werden KI-Protokolle immer beliebter – doch auch die müssen später geprüft werden. Dafür sind mehrere Punkte wichtig:
- Stelle sicher, dass du die Namen aller Anwesenden kennst und richtig schreibst.
- Falls es Informationen auf einem Whiteboard oder Flipchart gibt, mach Fotos davon und häng sie später an das Protokoll an.
- Lasse zwischen den einzelnen Punkten und am Rand genügend Platz für Korrekturen oder Anmerkungen.
Am besten schreibst du das Protokoll direkt nach dem Meeting, wenn du dich an alle Aussagen, die du in Stichpunkten notiert hast, noch gut erinnerst.
So ist das Meeting-Protokoll aufgebaut
Den Anfang machst du immer mit dem Protokollkopf. Dieser beinhaltet die grundlegenden Informationen über das Meeting, also Thema, Ort und Zeitpunkt des Beginns. Die Namen der anwesenden Personen werden genannt und auch die Namen der Personen, die hätten anwesend sein sollen, aber fehlen. Es wird festgehalten, wer das Meeting leitet und wer das Protokoll führt.
Als Nächstes folgt die Tagesordnung mit allen Themenpunkten, die in diesem Meeting behandelt werden sollen. Welche Aspekte jeweils wichtig sind, hängt ganz vom Thema des Meetings ab: Vielleicht musst du Zahlen, Daten und Fakten niederschreiben. Die Problembeschreibung ist auf jeden Fall wichtig, bei Diskussionen auch die Wortmeldungen. Werden Anträge eingebracht, notierst du, welche Inhalte sie haben und von wem sie gestellt werden. Auch Ziele, Beschlüsse und Ergebnisse gehören ins Protokoll.
Vorlage und Muster für das Meeting-Protokoll
Thema:
Zeit:
Ort:
Anwesende:
Wer fehlt:
Leitung:
Protokollführer*in:
Tagesordnungspunkte (beispielhaft):
- Überarbeitung des Marketingplans – Ist-Zustand und Soll-Zustand
- Überblick über das Marketing-Budget
- Anpassung des Budgets für Google-Werbung
- Einteilung der Teams zur Umsetzung der neuen Pläne
- Firmenfeier – wo und wann?
Eingebrachte Anträge
Beschlüsse und Ergebnisse des Meetings
Anlage: Fotos vom Whiteboard bei Tagesordnungspunkt eins bis drei
Jetzt Gratis-Arbeitsbuch „10 Schritte zu deinem Marketingplan“ downloaden!
Lass genügend Platz
Nutzt du diese Vorlage für das Besprechungsprotokoll, kannst du sicher sein, dass du alle wichtigen Punkte mit aufnimmst. Vergiss nicht, zwischen und neben den einzelnen Punkten Platz für Ergänzungen zu lassen – oft kommt es vor, dass jemand noch einmal auf früher Gesagtes zurückkommt und sich korrigiert oder eine weitere Information hinzufügt. Es ist für dich selbst übersichtlicher, wenn du die entsprechende Information direkt dort anfügen kannst, wo sie thematisch hingehört.
Nach dem Schreiben des Meeting-Protokolls
Je nachdem, was in deinem Unternehmen vereinbart ist, schickst du das Protokoll zunächst einer bestimmten Person, die ebenfalls im Meeting anwesend war, zur Abnahme. Diese kann schauen, ob sich das Geschriebene mit ihrer Erinnerung deckt, und auf Rechtschreibfehler achten. Ist alles in Ordnung, wird das Protokoll an die Liste derjenigen geschickt, die es empfangen sollen: Also an die Meeting-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer sowie an diejenigen, die das Thema betrifft, die aber nicht anwesend sein konnten.
Hol dir das GRATIS Arbeitsbuch!
