Urlaubsankündigung für Kunden: Muster-Vorlage zum Anpassen
Wenn du mit dem Unternehmen Betriebsferien machst, solltest du deinen Kundinnen und Kunden im Vorfeld die entsprechende Information zuschicken. So können sie sich darauf einstellen, dass sie dich in einem bestimmten Zeitraum nicht erreichen. Wie eine solche Urlaubsankündigung für Kunden und Kundinnen aussehen kann, erkläre ich dir hier – mit Beispielen.
Inhalt
Informationen überall
Dass du und deine Mitarbeitenden im Urlaub seid, sollten Interessierte überall erfahren können. Du setzt die Ankündigung am besten schon einige Wochen vorher auf deine Website. Idealerweise steht sie direkt auf der Startseite, damit niemand den Hinweis übersieht. Du solltest auch auf deinen Social Media Kanälen darauf hinweisen.
Wichtig ist zudem, dass du einen Auto-Responder für deine E-Mails einrichtest. Wann auch immer Interessierte sich per Mail an dein Unternehmen wenden, erhalten sie automatisch die Mail, in denen du die Urlaubsdaten nennst und versprichst, dich im Anschluss zu melden. Für das Telefon solltest du eine Bandansage aufnehmen, die die Anrufenden über den Anrufbeantworter informiert. Diese Vorkehrungen sind wichtig für die Kundenbindung – meldet sich jemand bei dir und erhält einfach keine Antwort, wird sich die Person mit Sicherheit an die Konkurrenz wenden.
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Die Ankündigung im Vorfeld
Je nachdem, in welcher Branche du tätig bist, planen deine Kundinnen und Kunden relativ lange im Vorfeld, dich zu beauftragen. Daher ist es fair, wenn du sie bereits etwa vier Wochen vor der Auszeit darauf hinweist, dass ihr nicht erreichbar sein werdet. Auf diese Weise kann deine Kundschaft sich überlegen, ob sie dich noch vor dem Urlaub kontaktieren möchte oder den Auftrag besser auf danach verschiebt.
Ein guter Ort für die Bekanntgabe ist dein Newsletter, falls du einen versendest. Hast du langjährige Kundschaft, die den Newsletter nicht abonniert hat, solltest du allerdings auch unabhängig davon eine Mail formulieren. Für die Tonalität orientierst du dich an deinem Kommunikationskonzept, das eng an deine Zielgruppe angelehnt ist.
Wichtig für den Inhalt sind die Urlaubsdaten und die Information darüber, ob sich die Interessenten in der Zwischenzeit an jemand anderen wenden können. Vielleicht gibt es ja ein Unternehmen, mit dem du die Absprache hast, dass ihr wechselseitig während des jeweiligen Urlaubs einspringt? Andernfalls vertröste deine Kundschaft einfach auf später.
Muster-Vorlagen
Dein Auto-Responder für die Mail kann verhältnismäßig kurz und knackig gehalten sein:
Liebe Kundin, lieber Kunde,
vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme. Wir machen vom 15.8.2024 bis zum 31.8.2024 Betriebsferien. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an unseren Partner XY (name@mailadresse.com). Ansonsten sind wir ab September wieder für Sie da.
Genießen Sie den restlichen Sommer!
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Dies ist eine automatische Antwort auf Ihre Nachricht.
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In der Mail mit der Vorankündigung solltest du zusätzlich darauf hinweisen, bis wann ihr noch Aufträge entgegennehmt und vor dem Urlaub erledigen könnt:
Liebe Kundin, lieber Kunde,
vom 15.8.2024 bis zum 31.8.2024 werden wir Betriebsferien machen. Aufträge, die uns bis zum 8.8.2024 erreichen, bearbeiten wir noch vor dem Urlaub.
In Notfällen können Sie sich gern an unseren kompetenten Partner XY wenden (name@mailadresse.com). In allen anderen Fällen kümmern wir uns gern im September um Ihr Anliegen.
Haben Sie einen schönen Spätsommer!
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Urlaubsankündigung für Kunden: Darauf solltest du verzichten
Es gibt einige Tipps, die du für Urlaubsankündigungen öfter liest, an die du dich aber besser nicht hältst:
„Ihre E-Mail wird automatisch weitergeleitet an unsere Vertretung“: Es ist nett, dass du deiner Kundschaft diesen Arbeitsschritt abnehmen möchtest. Datenschutzrechtlich ist das aber nicht in Ordnung – du kannst nicht einfach Mailadressen und Anliegen weiterleiten. Außerdem ist es übergriffig, für deine Kundinnen und Kunden die Entscheidung zu treffen, dass sie mit deiner Vertretung arbeiten möchten. Gib ihnen nur die Kontaktdaten, dann können sie selbst entscheiden, ob sie sich dort melden möchten.
„Ihre E-Mails werden nicht weitergeleitet und nicht gelesen“: Das erschließt sich aus der Information über den Urlaub. So ausformuliert klingt es harsch – so, als wärt ihr genervt davon, dass jemand schreibt.
„Leider sind wir nicht erreichbar“: Streich das „leider“. Menschen brauchen Auszeiten und müssen Urlaub machen. Wenn du das bedauerst, rückst du dich ungewollt in die Position eines Bittstellers oder einer Bittstellerin, was hier vollkommen unnötig ist.
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