Kaltakquise ist ein Wort, das bei vielen von uns negativ konnotiert ist. Wir verbinden es mit aufdringlichen Anrufen. Dabei ist diese Form der Akquise deutlich besser als ihr Ruf! Gerade im B2B-Bereich ist sie gängig, und der Großteil der Adressaten zieht die E-Mail dem Anruf vor. Ich zeige dir, wie du eine gute E-Mail für die Kaltakquise schreibst – inklusive E-Mail-Vorlage zur Kaltakquise.

Darum ist die E-Mail für die Kaltakquise sinnvoll

Wenn du jemanden anrufst, speziell am Arbeitsplatz, weißt du nie, in welcher Situation du die Person erwischst. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie gerade keine Zeit zum Reden hat oder direkt negativ dir gegenüber eingestellt ist, weil du sie bei einer wichtigen Aufgabe gestört hast, ist hoch. Eine Mail hingegen können alle Adressaten öffnen und lesen, wenn es ihnen zeitlich gerade passt.

Es ist an dir, sie so zu formulieren, dass das auch passiert. Ein weiterer Vorteil an der Mail ist, dass du Links mitschicken kann und die angeschriebene Person alles Wichtige direkt vorliegen hat. 

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In der Kürze liegt die Würze

In einer E-Mail für die Kaltakquise kommst du am besten direkt auf den Punkt: Niemand hat Lust, sich durch unerbetene lange Texte zu arbeiten. Die Lesezeit sollte deutlich unter einer Minute liegen. In deiner kurzen Mail bringst du also neben einem spannenden Betreff die folgenden Punkte unter:

• Begrüßung und Aufhänger (personalisiert)
• Vorstellung deiner Person
• kurzer Pitch des Produktes oder der Dienstleistung
• Link zu weiterführenden Informationen
• Terminvorschlag für ein Telefonat oder Call to Action
• Dank und Grußformel

Die Mail soll zwar kurz sein, aber dafür umso pointierter. Daher ist es wichtig, dass du sie individuell anpasst.

So individualisierst du dein Anschreiben

Suche zunächst die Person heraus, die deine Mail tatsächlich betrifft. Oft sind das Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer, es kann sich aber auch um Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleiter handeln. Überprüfe sorgfältig, dass du den Namen richtig schreibst! Die Kundengewinnung funktioniert nur, wenn die Angeschriebenen gesehen und ernst genommen fühlen. Das ist ganz sicher nicht der Fall, wenn du ihren Namen falsch schreibst.

Nimm dir außerdem die Zeit, die Website des Unternehmens, die aktuellen Pressemitteilungen und die Auftritte auf Social Media anzuschauen. Hier kannst du herausfinden, welche Bedürfnisse im Unternehmen gerade bestehen und wo es Sorgen geben könnte. Bietest du mit deinem Unternehmen oder deiner Dienstleistung eine Lösung an, ist die Chance hoch, dass jemand positiv reagiert. Zudem kannst du so Bezug auf aktuelle Themen nehmen und überraschst dein Gegenüber damit womöglich positiv.

Außerdem: Bleib dir bei der Tonalität treu! Du hast nicht umsonst für dein Unternehmen ein Kommunikationskonzept entworfen. Entsprechend wird auch deine Art zu schreiben bei deinen Adressatinnen und Adressaten gut ankommen – sie gehören ja zur Zielgruppe.

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Betreff: So werden deine Mails geöffnet

Da Menschen viele E-Mails bekommen, um die sie nicht bitten, landet der Großteil davon ungelesen im virtuellen Papierkorb. Dem kannst du entgegenwirken, indem du den Betreff gut formulierst. Spannend wirkt es zum Beispiel, wenn du den Mehrwert deines Produktes oder deiner Dienstleistung sehr kurz zusammenfassen kannst oder das Alleinstellungsmerkmal nennst. 

Muster: E-Mail-Vorlage zur Kaltakquise

Liebe Frau Sonnenschein,

wie ich Ihrer letzten Pressemitteilung entnehme, ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden im Sonnenunternehmen nun auch Remote Work – herzlichen Glückwunsch!

Mein Name ist Max Mustermann und ich bin im Vertrieb bei der Muster-IT tätig. Wir haben ein schlankes, extrem sicheres und vielfältiges Tool entwickelt, mit dem Ihre Mitarbeitenden sich austauschen, ihre Arbeit teilen und Verabredungen treffen können. 

Bei Interesse folgen Sie bitte diesem Link. Wir können gern telefonieren, wenn Sie Fragen haben – passt es Ihnen am Dienstag, den 16.1.2024 um 11.00 Uhr?

Mit bestem Dank und freundlichen Grüßen

Max Mustermann

Antizipiere das Problem und biete die Lösung

Wenn du dir die Zeit nimmst, die Websites deiner potenziellen Kunden und Kundinnen genau anzuschauen und dich über den Ist-Zustand des Unternehmens zu informieren, kannst du herausfinden, was gerade gebraucht wird. Dann hast du die Möglichkeit, die passende Lösung anzubieten. Bist du höflich und verbindlich und passt deine Dienstleistung bzw. dein Produkt tatsächlich gut, kann es sein, dass sich dein Erstkontakt zu Bestandskundschaft entwickelt.

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