Es gibt immer wieder Momente, in denen du deinen Kunden ein Informationsschreiben senden musst. Je schneller das geschieht, desto besser ist es – Kunden und Kundinnen schätzen es, wenn sie auf eine Frage rasch eine Antwort erhalten oder bei Veränderungen zeitnah informiert werden. Solche Mitteilungen müssen nicht lang sein: Es reicht völlig aus, wenn Informationsschreiben an deine Kundschaft die wichtigen Fakten rasch auf den Punkt bringen.

Gute Kommunikation ist wichtig für die Kundenbindung

Kommunikation ist inzwischen auf so vielen Kanälen möglich, dass rasche Antworten und Informationen ein wichtiger Faktor für eine nachhaltige Kundenbindung sind. Möchtest du also kundenorientiert arbeiten, solltest du möglichst ohne Zeitverzug reagieren, wenn jemand eine Antwort erwartet oder etwas im Unternehmen passiert ist, das deine Kunden und Kundinnen betrifft. Nicht umsonst zählt die Arbeit eng an der Kundschaft zu den wichtigsten Marketingmaßnahmen.

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Muster-Vorlagen für die wichtigsten Informationsschreiben an Kunden

Viele Informationen lassen sich mit vorgefertigten Texten weitergeben – das spart dir Zeit, denn du musst nur wenige Punkte anpassen, ehe du sie abschicken kannst. Wichtig ist, dass du beispielsweise die richtige Ansprache beachtest: Ob deine Kunden und Kundinnen lieber geduzt oder gesiezt werden, findest du etwa durch eine Zielgruppenanalyse heraus. Alle Mails sollten von der zuständigen Person unter Angabe ihrer Position unterschrieben werden.

Wechsel des Ansprechpartners

Vor allem in B2B-Unternehmen gibt es für Stammkunden und -kundinnen meist eine zuständige Person. Wechselt diese, ist es nett, den betroffenen Kundinnen und Kunden Bescheid zu geben. Idealerweise schickt die Person selbst die Nachricht noch ab:

Sehr geehrte*r XY,

zum (Datum) wird meine geschätzte Kollegin X meine Position bei (Unternehmensname) übernehmen. Zukünftig ist sie Ihre Ansprechpartnerin. Sie erreichen sie unter (Mailadresse) oder (Telefonnummer). X verfügt über viel Erfahrung und wird Ihre Anliegen sicher zu Ihrer vollsten Zufriedenheit bearbeiten.

Ich bedanke mich für die vertrauensvolle Zusammenarbeit und verbleibe mit freundlichen Grüßen

Nachricht nach der Anmeldung

Hat sich ein Kunde oder eine Kundin für deinen Service angemeldet, kannst du direkt eine automatisierte Mail als Reaktion versenden lassen:

Sehr geehrte*r XY,

vielen Dank für Ihre Anmeldung bei (Unternehmensname)!

Schön, dass Sie dabei sind! Für einen reibungslosen Ablauf sind die folgenden Schritte wichtig

• Punkt 1
• Punkt 2
• Punkt 3

Bei Fragen können Sie sich jederzeit an mich wenden – Sie erreichen mich unter (Mailadresse des Hauptansprechpartners)

Mit freundlichen Grüßen

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Nachricht auf eine Rückfrage oder Beschwerde

Hier ist Schnelligkeit besonders wichtig! Wer nachfragt, spielt mit dem Gedanken an eine Bestellung – wer Beschwerden hat, möchte sein Problem am liebsten unverzüglich gelöst haben. Entsprechend solltest du auch hier eine Auto-Antwort einstellen: 

Sehr geehrte*r XY,

vielen Dank für Ihre Nachricht – sie ist eingegangen und wird von uns so schnell wie möglich bearbeitet.

Mit freundlichen Grüßen

Achtung: Die ausführliche Antwort sollte nicht viel später kommen! Interessenten wandern allzu leicht zur Konkurrenz ab, wenn du sie warten lässt. Wer sich beschwert, ist zudem schon enttäuscht oder wütend und dieses Gefühl nimmt zu, je länger die Wartezeit andauert.

Nachricht auf eine Stornierung

Hat jemand eine Bestellung storniert oder einen Dienst abbestellt, ist das zwar ärgerlich für dich, aber eine Reaktion ist dennoch nötig. Sei dabei höflich:

Sehr geehrte*r XY,

hiermit bestätigen wir Ihre Stornierung von (Produkt oder Dienstleistung) vom (Datum).

Benötigen Sie unsere Dienste in der Zukunft noch einmal, wenden Sie sich gern wieder an uns – unter (Website) oder (Telefonnummer).

Mit freundlichen Grüßen 

Allgemeine Tipps: So verfasst du gute Informationsschreiben

Es gibt nur wenige goldene Regen, die du beim Verfassen von Informationsschreiben beachten solltest:

• Schreibe sie unverzüglich, wenn das entsprechende Ereignis eintritt.
• Geh genau auf das Kundenanliegen ein, wenn eines vorliegt.
• Sei immer höflich und verbindlich.

Letzteres gilt auch bei Beschwerden und Kündigungen – der Kunde ist König! Außerdem zählt der Umgangston des Unternehmens zu seinen Aushängeschildern.

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Häufige Fragen zum Thema: Informationsschreiben an Kunden

Was ist ein Informationsschreiben?

Ein Informationsschreiben enthält die wichtigsten Fakten, die ein Kunde oder eine Kundin zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt. Dabei kann es um das Beantworten von Kundenanfragen gehen oder um die Mitteilung einer Veränderung, die den Kunden oder die Kundin betrifft.

Wann schreibt man ein Informationsschreiben?

Das Versenden von Informationen ist in unterschiedlichen Fällen wichtig. Zum einen solltest du ein Informationsschreiben verfassen, wenn ein Kunde oder eine Kundin dich kontaktiert und eine Frage hat. Des Weiteren solltest du deine Kundschaft im Falle einer Beschwerde über den Eingang informieren. Auch wenn eine Bestellung storniert wurde, wünschen sich Kunden und Kundinnen eine kurze Stornier-Bestätigung von dir. Gibt es einen Ansprechpartner-Wechsel in deinem Unternehmen, solltest du deine Kundschaft ebenfalls über diesen informieren. Eine automatisierte E-Mail kannst du versenden, wenn sich jemand für deinen Service angemeldet hat.

Warum ist ein Informationsschreiben wichtig?

Wenn du kundenorientiert arbeiten möchtest, ist das Versenden von Informationsschreiben unerlässlich und schnelle Antworten und Reaktionen auf Kundenanfragen sind wichtig. So sorgst du für eine gute Kommunikation zwischen dir und deiner Kundschaft und trägst zur Kundenbindung bei.

Wie schreibt man ein Informationsschreiben?

Um Zeit zu sparen, kannst du für viele Informationen ein Schreiben vorfertigen. Achte darauf, die Kundschaft mit der richtigen Ansprache zu kontaktieren. Wechselt der Ansprechpartner oder die Ansprechpartnerin der Kunden und Kundinnen, solltest du im Informationsanschreiben den Zeitpunkt des Wechsels, sowie die Kontaktdaten der neuen Ansprechperson nennen und dich für die Zusammenarbeit bedanken. Hat sich jemand für deinen Service angemeldet, kannst du dich in einer automatisierten Mail für die Anmeldung bedanken und weitere Informationen für einen reibungslosen Ablauf bereitstellen. Ist eine Beschwerde eingegangen, ist eine automatisierte E-Mail, die über den Eingang der Beschwerde informiert, sinnvoll. Anschließend kannst du eine ausführliche Antwort persönlich verfassen. Auch im Falle einer Stornierung solltest du den Kunden oder die Kundin über den Eingang der Stornierung informieren.

Was ist beim Informationsschreiben zu beachten?

Beim Informationsschreiben ist es wichtig, dass dieses so schnell wie möglich versendet wird, damit deine Kunden und Kundinnen nicht lange auf eine Antwort oder Reaktion warten müssen. Gehe im Schreiben auf das konkrete Kundenanliegen ein. Zudem ist es wichtig, einen höflichen und freundlichen Umgangston für das Versenden der Information zu wählen.