Ist die Vorstellung beim Kunden per Mail wirklich nötig? Das fragst du dich vielleicht, wenn du nicht gern Mails schreibst und lieber mit deinen Produkten oder Dienstleistungen überzeugen möchtest. Aber die Mail zum Einstand kann sich später für dich auszahlen, daher solltest du dir die Mühe machen. Hier findest du die passenden Vorlagen, die du nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst.

Mailkontakt stärkt die Kundenbindung

Wenn du deinen Kundinnen und Kunden in bestimmten Momenten E-Mails schreibst, rufst du dich ihnen ins Gedächtnis. Tust du das auf angenehme Weise, erhöhst du damit die Kundenbindung. Die Vorstellung ist die erste Mail, die du verfasst – das heißt, dass du hier noch weniger über die Adressaten und Adressatinnen weißt als bei späteren Informationsmails oder Dankesschreiben. Bedeutet wiederum, dass du die Mails allgemeiner halten musst.

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So baust du deine Mail für die Vorstellung beim Kunden auf

Das Erste, was deine Kundinnen und Kunden sehen, ist die Betreffzeile. Diese sollte also interessant sein, damit sie die Mail tatsächlich öffnen. Wichtig ist hier, dass du dich kurzfasst: Je länger der Betreff, desto eher sieht die Mail nach Spam aus. Schreib also lieber „Ihr persönlicher Ansprechpartner“ als „Wir möchten Ihnen Ihren persönlichen Ansprechpartner vorstellen“ oder „Willkommen bei XY“ statt „Wir heißen Sie als Kunden von XY willkommen“. Sendest du deinen Neukunden und -kundinnen zur Begrüßung einen Rabattcode, solltest du das natürlich in der Betreffzeile erwähnen!

Die Mail an sich besteht dann aus:

• der persönlichen Begrüßung
• dem Vorstellungstext
• der Grußformel samt Unterschrift
• der Signatur

Welche Tonalität deine Mail hat – locker oder formell, freundlich oder geschäftsmäßig – hängt von deiner Zielgruppe ab. Behalte immer im Hinterkopf, wem du da schreibst. So findest du auch die richtigen Worte.

Vorlagen und Muster für die Vorstellung 

Je nach Zielgruppe und Art deines Unternehmens kann deine Vorstellungsmail unterschiedlich aussehen. Ich stelle dir einige Musterbeispiele vor.

Betreff: Willkommen bei XY

Liebe Frau Mustermann,

wir freuen uns, Sie als Kundin beim Unternehmen XY begrüßen zu dürfen. Wir stehen seit 20 Jahren für hochwertige Polstermöbel mit dem gewissen Etwas. Unser Service ist von montags bis freitags zwischen 7.00 und 20.00 Uhr für Sie erreichbar.

Viele Antworten finden Sie hier in unseren FAQ (verlinken).

Alternativ nutzen Sie gern unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der 0123-456789.

Mit freundlichen Grüßen

Annika Betamann

Geschäftsführerin

Muster AG

Adresse

E-Mail

Telefon

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Betreff: Ihr persönlicher Ansprechpartner

Sehr geehrter Herr Mustermann,

wir freuen uns sehr, Sie als geschätzten neuen Kunden beim Unternehmen XY begrüßen zu dürfen. Wir sind die Nummer eins, wenn es um hochwertige Echtholz- und Meerschaumpfeifen geht.

Bei Fragen oder Anmerkungen wenden Sie sich gern direkt an mich: Mein Name ist Benjamin Betamann und ich bin Ihr persönlicher Ansprechpartner. Zögern Sie also nicht, mich zu kontaktieren: Sie erreichen mich unter der mail@musterag.com oder unter der 0123-456789.

Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören, und verbleibe

Mit freundlichen Grüßen

Benjamin Betamann

Kundenbetreuer

Muster AG

Adresse

Telefon

E-Mail

Betreff: Dein persönlicher Rabattcode

Hey XY,

du bist an Bord und wir freuen uns! Wir bieten dir nicht nur hochwertige Surfbretter in stylishem Design, sondern auch das beste Equipment weit und breit. 

Für deine nächste Bestellung erhältst du hier als kleines Dankeschön einen Rabattcode: Gibt einfach den Code 987654321 bei deiner nächsten Bestellung an und zahle 10 Prozent weniger!

Hast du Fragen, kannst du jederzeit einen Blick in unsere FAQ werfen (verlinken). Du erreichst uns aber auch unter der mail@unternehmen.de, über unser Kontaktformular oder unter unserer Servicenummer 1234-56789.

Herzliche Grüße

Andrea Mustermann

Kundenbetreuerin

Muster AG

Adresse

Telefonnummer

E-Mail

Vorstellung beim Kunden per Mail: Sei authentisch und direkt

Deine Vorstellungsmail beim Kunden kann also sehr unterschiedlich klingen, wie du siehst. Wichtig ist, dass du immer so schreibst, dass deine Kunden den Stil als angemessen empfinden. Ältere Leute werden oft nicht gern direkt geduzt, während jüngere Menschen in einem lockeren Umfeld das Siezen oft als zu steif empfinden. Passe dich also deiner Zielgruppe an und achte darauf, dass du deinem Konzept für die Unternehmenskommunikation treu bleibst – aber fasse dich kurz! So empfinden dich die Angeschriebenen als authentisch und die Mail als angenehm, weil sie nicht zu viel ihrer Zeit in Anspruch nimmt.

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Häufige Fragen zum Thema: Vorstellung beim Kunden per E-Mail

Was ist eine Vorstellung beim Kunden per Mail?

Eine Vorstellung beim Kunden oder bei einer Kundin per Mail ist die erste Nachricht, die von einem Unternehmen an einen neuen Kunden bzw. eine neue Kundin versendet wird. Ziel der Mail ist es, sich bei potenziellen Kunden und Kundinnen vorzustellen und den Beginn einer Geschäftsbeziehung einzuleiten. Die Vorstellung dient als Grundlage für weitere Kommunikation und den Aufbau einer guten Kundenbindung.

Warum ist eine Vorstellung beim Kunden per Mail wichtig?

Eine Vorstellung des Unternehmens bei der Kundschaft per Mail kann eine wichtige Grundlage für die Zukunft sein. Eine Vorstellungsmail schafft die Möglichkeit, einen positiven Eindruck bei Kunden und Kundinnen zu hinterlassen und die Kundenbindung zu stärken. Die Wirkung der ersten Mail sollte nicht unterschätzt werden, denn sie stellt die Basis für eine darauffolgende Kundenbeziehung und Kommunikation dar. Vorstellungsmails sind kostengünstig und lassen sich schnell versenden und sind somit eine einfache Möglichkeit für Unternehmen, Kundenbindung aufzubauen.

Was beinhaltet eine Vorstellung beim Kunden per Mail?

Es ist wichtig, einen interessanten Betreff für die Vorstellungsmail beim Kunden bzw. bei einer Kundin zu formulieren. Längere Begriffe werden oft als Spam aufgefasst, weshalb der Betreff eher kurz ausfallen sollte. Die Mail besteht aus vier Teilen. Sie beginnt mit einer persönlichen Anrede, gefolgt von dem Vorstellungstext. Die Mail endet mit einer Grußformel samt Unterschrift und einer anschließenden Signatur. 

Wie formuliert man eine Vorstellung beim Kunden per Mail?

Wie genau eine Vorstellung beim Kunden per Mail formuliert sein sollte, hängt von der Zielgruppe des jeweiligen Unternehmens ab. Die gewählte Tonalität und die Formulierungen sollten auf die Zielgruppe abgestimmt sein, damit die Mail von der Kundschaft als angenehm und angemessen empfunden wird. Es ist wichtig, dem Konzept der Unternehmenskommunikation auch im Vorstellungsschreiben treu zu bleiben und die Mail kurz zufassen, um nicht zu viel Zeit der Empfänger*innen in Anspruch zu nehmen.

Wie kann eine Vorstellung beim Kunden per Mail aussehen?

Eine Vorstellungsmail kann je nach Unternehmen und Zielgruppe ganz unterschiedlich aussehen. Die Mail kann beispielsweise die Freude über eine neue Kundschaft vermitteln und das Unternehmen und den Service in ein bis zwei Sätzen vorstellen. Es kann auch sinnvoll sein, den direkten Ansprechpartner des Kunden oder der Kundin in der E-Mail zu erwähnen. Oft wird in einer ersten E-Mail auf FAQs auf der Unternehmenswebsite verlinkt und aufkommende Fragen aus dem Weg zu räumen. Es ist auch möglich, einem neuen Kunden oder einer neuen Kundin in der Vorstellungsmail einen Rabattcode als Dankeschön zu versenden. Der Rabattcode sollte dann ebenfalls im Betreff der E-Mail erwähnt werden.